Adjoint à la comptabilité - Concours 21-ADC35T-01

Coopérative funéraire des Deux Rives

Lieu de travail : Québec

Date limite des candidatures : Aucune

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Description du poste :

Le titulaire du poste devra :

Coordonner la facturation des ventes et des autres revenus (30 %) :

  • Recevoir, compiler et activer les transferts de facturation des frais funéraires du logiciel d’opération vers le logiciel comptable. Analyser les types de revenus et procéder aux inscriptions appropriées selon la période comptable et le type de contrat; se synchroniser avec la livraison des services et transmettre l’information appropriée à la clientèle;
  • Surveiller et détecter pro-activement les risques d’erreurs dans les documents à transmettre aux différentes parties. Faire les suivis nécessaires en lien avec les situations particulières et assurer la rétroaction auprès de l’intervenant en charge des conseillers en organisation de funérailles;
  • Préparer et transmettre au commissaire à l’assermentation les requêtes des retraits de la Fiducie en lien avec la facturation des contrats de décès; assurer les suivis auprès de la Fiducie et coordonner les encaissements. Utiliser les fichiers utilitaires au besoin et rapporter à la direction adjointe toutes les anomalies détectées;
  • Préparer et transmettre au commissaire à l’assermentation les requêtes des retraits de la Fiducie en lien avec les avenants et les annulations des contrats qui se soldent par un retrait des comptes en Fidéicommis; assurer les suivis auprès de la Fiducie et coordonner les encaissements;
  • Préparer les chèques de remboursement pour régler les montants dus à des clients lorsque les services rendus par la Coopérative à des clients se soldent par des montants perçus en trop;
  • Recevoir, compiler et effectuer la facturation pour la vente de sépultures dont la Coopérative agit à titre de mandataire des cimetières partenaires; Facturer la location des salles aux organismes utilisateurs de nos locaux; Compiler les ventes de fleurs en ligne et préparer le tableau nécessaire à la conciliation avec le compte d’encaissement (Paypal);
  • Concilier les auxiliaires du logiciel comptable avec ceux du logiciel d’opération de façon à corriger toutes les irrégularités dans les différentes versions de l’information comptable.

Traitement des comptes fournisseurs (30 %) :

  • Codifier les comptes des fournisseurs en s’assurant d’inscrire les éléments pertinents à la fiche de chacun; par exemple, inscrire dans la fiche d’un fournisseur le compte de charge attribué par défaut, le mode de paiement approprié, etc.; Promouvoir les modes de paiements auprès des fournisseurs réguliers qui permettent d’alléger le processus de paiement des fournisseurs;
  • Inscrire dans les livres comptables les factures des fournisseurs qui relèvent de sa responsabilité; choisir le compte de charge approprié en fonction de la classification qui a été retenue pour analyse subséquente avec le budget annuel; Obtenir des gestionnaires à l’interne les autorisations nécessaires afin d’assurer le contrôle sur les montants des factures à payer aux fournisseurs;
  • Concilier les états de compte reçus des fournisseurs avec ceux des livres comptables et effectuer les suivis lorsque nécessaire auprès des fournisseurs concernés et/ou des gestionnaires à l’interne;
  • Classer dans les dossiers physiques attitrés à chacun des fournisseurs les factures traitées; Le classement des factures devra permettre les recherches pour consultations ultérieures et devra être facilement accessible;
  • Procéder aux paiements des comptes des fournisseurs en respect des échéances convenues avec les fournisseurs;
  • Effectuer les conciliations appropriées dans le journal des décaissements.

Effectuer la gestion des encaissements bancaires (15 %) :

  • Préparer les dépôts à la banque en effectuant la vérification des inscriptions faites au logiciel des opérations en conciliant les différents types de paiements avec le registre des dépôts;
  • Concilier les encaissements bancaires avec l’auxiliaire des comptes clients du logiciel de comptabilité, en s’assurant que tous les encaissements sont appliqués à un compte recevable;
  • Activer les paiements préautorisés (PPA) pour les acheteurs qui utilisent ce mode de paiement; Coordonner au besoin la cédule des paiements avec le solde à payer du contrat d’arrangement préalable (AP);
  • Gérer les petites caisses pour chacune des succursales en s’assurant de fournir les coupures nécessaires au bon fonctionnement des petites caisses;
  • Collaborer au contrôle des encaissements et au transport des montants transférer des succursales vers le centre administratifs en complétant les procédures prévues à cette fin; Aviser son supérieur immédiat lors de l’identification de toutes mauvaises applications des procédures;
  • Agir à titre de personne ressource auprès des intervenants qui ont à recevoir des montants à leurs succursales ou à l’utilisation efficace des terminaux points de ventes (TPV);
  • Procéder aux inscriptions des revenus provenant des encaissements effectués en parallèles à nos activités courantes tel les revenus des loyers, les revenus des distributrices et de toutes les encaissements suite à des ventes effectuées au comptoir.

Soutien administratif et support à la direction adjointe (15 %) :

  • Contribuer à l’évaluation de nos procédés et méthodes de travail et proposer des opportunités d’amélioration à la direction adjointe à la comptabilité;
  • Collaborer avec la direction adjointe lors de l’implantation d’un nouveau processus comptable mis en place pour améliorer le traitement des données et la qualité de l’information comptable. Par exemple, l’implantation du partage des fichiers avec des fournisseurs avec qui nous avons un volume élevé de transactions à traiter à chaque mois;
  • Numériser et classer les charges qui donnent lieu à un traitement comptable particulier comme celles devant être inscrites à titre de dépenses payées d’avance, d’immobilisations ou de revenus reportés;
  • Effectuer à la fin des périodes comptables les recherches en vue de s’assurer de l’intégralité des revenus et des charges pour une période déterminée;
  • Coordonner les transferts des contrats d’arrangement préalable (AP) dans le respect de l’entente de réciprocité en vigueur entre les Coopératives Funéraires affiliées; Faire les inscriptions requises dans le logiciel d’opération et dans les comptes en fidéicommis et toutes autres opérations nécessaires en regard des transferts d’AP;
  • Assurer le respect des règles concernant le MEV et compléter mensuellement les rapports demandés par le MRQ;
  • Rapporter à son supérieur immédiat toutes situations irrégulières ou toutes celles qui nécessitent une intervention particulière de la direction de la Coopérative;
  • Mettre à jour les tableaux de contrôle des avances et déboursés afin de comparer les factures des fournisseurs et la refacturation à des clients;
  • Compléter un tableau de suivis des écarts observés et faire le suivi des avis de corrections auprès des parties impliquées;
  • Aviser son supérieur immédiat des situations où les marges brutes standard n’ont pas été respectées;
  • Assister le coordonnateur à la comptabilité dans le traitement des paies lors des périodes de pointe et période de vacances.

Effectuer le suivi des comptes à recevoir (CAR) (5 %) :

  • Envoyer les états de comptes mensuels pour les CAR qui accusent des retards de paiements; Effectuer les recherches au dossier des familles et les suivis téléphoniques lorsque nécessaire; Recevoir et faire le suivi des ententes de paiements qui ont été négociées avec les clients;
  • Transférer à des instances spécialisées dans la collection des CAR les comptes devenus difficiles à collecter; Effectuer le suivi de ces dossiers lorsque des informations nous parviennent de tiers et proposer à son supérieur immédiat des interventions additionnelles ou la radiation des CAR devenus irrécupérables;
  • Manifester des comportements exemplaires de courtoisie et de diplomatie avec les intervenants internes et externes;
  • Effectuer les suivis appropriés des comptes recevables avec tact et diplomatie. Pour les comptes plus difficiles à collecter, préparer les ententes de paiement; Préparer les remboursements des parts sociales à des membres selon la politique en vigueur à la Coopérative;
  • Effectuer les conciliations appropriées dans le journal des décaissements;
  • Effectuer les dépôts et les remboursements des parts sociales qui sont demandées par les membres de la Coopérative;

Gestion des dossiers membres de la Coopérative, fin de périodes et mandats spéciaux (5 %) :

  • Effectuer les dépôts des nets de parts privilégiées et valider l’inscription dans les dossiers membres;
  • Participer à la conciliation des différents comptes auxiliaires et bancaires;
  • Participer à la préparation d’écritures de régularisations mensuelles lorsque requis par la directrice adjointe à la comptabilité;
  • Réaliser divers mandats nécessitant une expertise comptable. Par exemple, dans les situations de facturation en devises étrangères ou dans les situations où un dossier de décès a été transféré à des instances gouvernementales des services sociaux;
  • Participer activement à l’archivage des documents comptables annuels;
  • Collaborer aux analyses particulières demandées dans le cadre de l’audit externe annuel ou demandées par les instances gouvernementales.

Exigences du poste

Compétences :

  • Sens des responsabilités et autonomie;
  • Respect de la confidentialité;
  • Gestion des priorités et sens de l’organisation;
  • Courtoisie;
  • Service à la clientèle;
  • Capacité d’adaptation au changement;
  • Analytique;
  • Niveau de concentration élevé.

Formations :

  • Être détenteur d'un DEP en comptabilité.
  • Toute autre combinaison de formation et d'expérience pertinente aux responsabilités sera considérée.

Expériences :

  • Essentiel : un (1) an d'expérience.

Connaissances :

  • Essentiel : connaître le logiciel Acomba.
  • Atout : connaître le système Employeur D .
  • Atout : connaître le milieu funéraire et les différentes étapes s'y rattachant.
  • Bonne maîtrise de l'environnement informatique Windows : Word, Excel et Outlook.

Horaire de travail :  

  • Du lundi au vendredi de 9 h à 17 h.
  • Contrat temporaire pour une durée indéterminée.

Date d'entrée en fonction :  

  • Dès que possible.

Pour toute information complémentaire ou pour avoir la description complète du poste ainsi que pour manifester votre intérêt, veuillez faire parvenir votre demande accompagnée de votre curriculum vitae ainsi qu'une lettre de présentation à  l'attention de :

Coopérative funéraire des Deux Rives
465, avenue Godin
Québec (Québec)  G1M 3G7
Courriel :  emploi@coopfuneraire2rives.com
Télécopieur : 418-688-2414

Seuls les candidats retenus seront contactés. 

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